L’agent est chargé à titre principal d’assurer l’interface entre les services municipaux et les écoles publiques et privées de la commune pour ce qui concerne la vie de l’enfant à l’école et a pour missions en lien avec les collègues du pôle administratif :
a) GESTION DES INSCRIPTIONS SCOLAIRES ET SUIVI DES EFFECTIFS
- Avant la rentrée scolaire :
- Phase préparatoire : gestion du dossier d’inscription (agenda prévisionnel, conception, élaboration, communication, mise en place).
- Phase d’inscription : accueil du public et enregistrement des inscriptions, interface avec les directeurs d’écoles.
- Phase finale : gestion des dérogations, ajustement des effectifs pour la rentrée scolaire.
- Après la rentrée scolaire :
- Réception du public et enregistrement des inscriptions tout au long de l’année, interface avec les directeurs d’écoles.
- Suivi des effectifs, prévisions pour l’année suivante.
- Gestion de l’outil numérique (Espace Citoyens Premium – Arpège)
- Actualisation et application de la carte scolaire.
- Suivi des instructions en famille.
b) SUIVI DES INTERVENTIONS MUNICIPALES EN TEMPS SCOLAIRE ET PERISCOLAIRE
- Coordination des interventions municipales en temps scolaire en lien avec les services ou intervenants extérieurs concernés.
- Événementiel : préparation matérielle des événements, coordination d’agendas.
- Gestion et suivi des demandes de subventions des écoles et des APE.
- Préparation et suivi du Service Minimum d’Accueil.
c) INSTANCES DE CONCERTATION DE LA COMMUNAUTE EDUCATIVE
- Gestion de l’agenda des différentes commissions (Comité de Pilotage et groupes de travail du PEDT, Commission des Affaires Scolaires, Séminaire Education nationale - Ville, Commissions de Dérogations…).
- Convocations et rédaction des comptes-rendus et leur envoi pour toutes les commissions précitées
- Suivi des décisions ou propositions étudiées en commission.
- Mise à disposition du matériel pour les élections des parents d’élèves dans les écoles.
d) Assistance administrative à la direction et aux responsables de secteur
- Gestion des agendas de la direction
- Suivi des réunions d’équipe, invitations, comptes-rendus, etc…
- Rédaction de courriers internes et externes
- Rédaction et suivi des délibérations
e) Polyvalence sur le pôle Accueil et inscriptions (scolaires, animation, restauration) en lien avec le reste de l’équipe
- Accueil physique et téléphonique du public
- Suivi des demandes des usagers : inscription, annulation etc.
Compétences, qualités professionnelles et savoir-être attendus:
- Bonne connaissance du milieu scolaire et des collectivités territoriales, maitrise de l’outil informatique (suite bureautique Office et Arpège).
- Qualités professionnelles : bonnes capacités rédactionnelles, rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, sens du service public.
- Qualités personnelles : bon relationnel, discrétion, esprit d’équipe, disponibilité.
Contraintes spécifiques du poste:
- Le poste a un régime de travail de 39h hebdomadaires.
- Les congés sont à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires, en lien avec les agents du pôle administratif
