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Dans quels cas effectuer un relevé de frais généraux ?

Le relevé de frais généraux sert à déclarer à l’administration fiscale certaines dépenses qui vont être déduites du résultat imposable de l’entreprise. Il s’agit notamment des rémunérations des personnes les mieux payées, des dépenses de voyage et de déplacement ou des frais de réception. Le relevé de frais généraux est fourni lors de la déclaration annuelle des résultats de l’entreprise lorsque ces frais dépassent certains seuils.

Le relevé de frais généraux doit être établi par les entreprises suivantes :

  • Sociétés soumises à l’impôt sur le revenu (IR) dans la catégorie  BIC  d’après leur bénéfice réel ( SNC ,  SARL  dans certains cas,  SA  et  SAS de moins de 5 ans)

  • Sociétés ou organismes soumises à l’impôt sur les sociétés ( SARL  ,  SAS ,  SA …)

Les entreprises individuelles ne sont pas tenues de déposer un relevé de frais généraux. Elles doivent seulement mentionner les cadeaux et les frais de réception dans l’annexe du formulaire 2031 SD.

Les cadeaux et les frais de réception doivent figurer dans cette annexe lorsqu’ils dépassent les seuils suivants :

  • 3000 € pour les cadeaux (sauf les objets conçus spécialement pour la publicité et dont la valeur unitaire ne dépasse pas 73 € par bénéficiaire)

  • 6 100 € pour les frais de réception, y compris les frais de restaurant et de spectacles

  • Déclaration des bénéfices industriels et commerciaux (BIC)
    • À savoir

    Les entreprises placées sous le régime de la micro-entreprise ne doivent pas effectuer de relevé de frais généraux ni déclarer les cadeaux et frais de réception.

    Les catégories de frais généraux qui figurent sur le relevé sont les suivantes :

    • Rémunérations des dirigeants et salariés les mieux payés (y compris les remboursements de frais) au sein de l’entreprise : dans les entreprises de plus de 200 salariés, ce sont les 10 personnes les mieux rémunérées et dans les entreprises de moins de 200 salariés, ce sont les 5 personnes les mieux rémunérées

    • Frais de voyage et de déplacement exposés par les personnes les mieux rémunérées : sont concernés les frais d’hôtel et de restaurant

    • Dépenses et charges concernant les véhicules et autres biens : sont concernés les frais d’essence, d’assurance, d’entretien et de réparation relatifs aux véhicules mis par l’entreprise à la disposition des personnes les mieux rémunérées

    • Dépenses et charges relatives aux immeubles non affectés à l’exploitation : ce sont les dépenses et charges relatives aux immeubles d’habitation mis par l’entreprise à la disposition des personnes les mieux rémunérées

    • Autres frais avec les cadeaux de toute nature que l’entreprise remet gratuitement aux personnes qui entretiennent avec elle des relations d’affaires

    • Frais de réception y compris les frais de restaurant et de spectacle qui se rattachent à la gestion de l’entreprise. Ces frais comprennent également les frais exposés à l’occasion des contacts professionnels établis avec des personnes étrangères à l’entreprise (clients, fournisseurs, relations publiques)

    À savoir

    Le relevé de frais généraux est souscrit par voie électronique.

    Le relevé de frais généraux est obligatoire lorsque les frais généraux excèdent pour une ou plusieurs catégories un des seuils suivants :

    Montants au-delà desquels un relevé de frais généraux doit être établi

    Catégorie de frais

    Seuils

    Rémunérations directes et indirectes versées aux 10 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises de plus de 200 salariés

    540 000 €

    Rémunérations directes et indirectes versées aux 5 personnes les mieux rémunérées dans les entreprises de moins de 200 salariés

    270 000 €

    Rémunérations directes et indirectes versées à l’une de ces personnes prises individuellement

    50 000 €

    Frais de voyage et de déplacement exposés par ces personnes

    15 000 €

    Dépenses et charges relatives aux véhicules et autres biens mis à la disposition de ces personnes

    30 000 €

    Dépenses et charges relatives aux immeubles non affectés à l’exploitation mis à la disposition de ces personnes

    30 000 €

    Cadeaux de toute nature (sauf les objets publicitaires, dont la valeur totale TTC ne dépasse pas 73 € )

    3000 €

    Frais de réception y compris frais de restaurant et de spectacle

    6100 €

    Un relevé de frais généraux est joint par l’entreprise au moment de la déclaration de résultats.

    Le formulaire à utiliser est différent selon que la société est soumise à l’impôt sur le revenu (IR) ou à l’impôt sur les sociétés (IS).

    Lors de la déclaration de résultats, le formulaire n° 2031-SD et son annexe est utilisé par les entreprises soumises à l’impôt sur le revenu (IR) dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) quel que soit le régime d’imposition (réel normal ou réel simplifié).

    Lorsque les seuils des frais qui doivent être déclarés sont dépassés, un relevé de frais généraux est joint à la déclaration de résultats par le biais de ce formulaire :

    Les déclarations de résultats sont transmises par voie dématérialisée via le site impôts.gouv.fr en mode EFI ou par l’intermédiaire d’un partenaire (mode EDI).

    À savoir

    La déclaration de résultats (pour une entreprise dont le bénéfice est imposé en régime réel simplifié, en régime réel normal) est souscrite avant le 2e jour ouvré qui suit le 1ermai de l’année suivante.

  • Relevé des frais généraux

    • Le formulaire n° 2065-SD et son annexe sont utilisés par les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés (IS), quel que soit le régime d’imposition (réel normal ou réel simplifié).

    Lorsque les seuils des frais qui doivent être déclarés sont dépassés, un relevé de frais généraux est joint à la déclaration de résultats par le biais de ce formulaire :

    À savoir

    La déclaration de résultats est souscrite dans un des délais suivants :

    • Dans les 3 mois de la clôture de l’exercice (si la date de clôture de l’exercice n’est pas le 31 décembre)

    • Le 2e jour ouvré suivant le 1ermai N+1 si l’exercice coïncide avec l’année civile N

  • Relevé des frais généraux

    • Lorsque les entreprises ne fournissent pas de relevé de frais généraux ou lorsque le relevé contient des informations inexactes ou incomplètes, elles encourent une amende de 5 % des sommes ne figurant pas sur le relevé.

    L’amende est de 1 % lorsque les renseignements portent sur des sommes réellement déductibles pour la détermination du résultat. Pour être déductibles du résultat, les charges doivent répondre à différentes conditions. Elles doivent notamment être engagées dans l’intérêt de la société et se rattacher à une gestion normale de l’entreprise.

    À noter

    L’amende n’est pas applicable, en cas de première infraction commise dans l’année civile en cours et les 3 années précédentes, lorsque les intéressés ont réparé leur omission.

    Impôt sur les sociétés

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