Education Jeunesse : POLE ADMINISTRATIF – REFERENT(E) ACCUEIL ET ASSISTANCE A LA DIRECTION

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L’agent est chargé à titre principal d’assurer l’interface entre les services éducation et les usagers. En lien avec les collègues du pôle.

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Grade : Filière administrative                                                 
Prise de poste : 18/02/2026

VOS MISSIONS :

Accueil

  • Physique et téléphonique : aux heures d’ouverture du service, accueil et orientation des usagers, réponse aux demandes d’information et traitement autonome des questions courantes,
  • Gestion de l’outil numérique (Espace Citoyens Premium – Arpège ; Outlook) et suivi des demandes en ligne,
  • Supports d’information des usagers : interface du service avec le service Communication, suivi des documents disponibles à l’accueil, affichages, mise à jour des informations du site Internet,

Secrétariat

    • Référent(e) de la démarche Qualité pour les usagers,
    • Gestion du courrier du service (arrivées, départs, échanges internes et parapheurs),
    • Gestion des équipements, fournitures administratives et informatiques du service (interface avec le service Achats et le service Informatique),
    • Gestion de l’utilisation des véhicules du service (référent pour le service Parc Auto),
    • Gestion des locaux administratifs du service (réservations de la salle de réunion, contacts avec le service Bâtiments),
    • Gestion des Archives du service.

    Assistance administrative à la direction et aux responsables de secteur

    • Gestion des agendas de la direction,
    • Suivi des réunions d’équipe, invitations, comptes-rendus, etc.
    • Rédaction de courriers internes et externes,
    • Rédaction et suivi des délibérations et décisions,
    • Suivi et gestion des conventions de stages en lien avec les ressources humaines.

    Polyvalence sur le pôle Accueil et inscriptions (scolaire, animation, restauration) en lien avec les agents du pôle

    • Gestion des dossiers administratifs – Scolaire, restauration, animation,
    • Suivi des demandes des usagers : inscription, annulation, réclamation,
    • Commande des repas et goûters,
    • Mise à jour des effectifs et transmissions aux équipes sur les écoles,
    • Encaissement des usagers et recensement quotidien de la régie du jour,

    Compétences, qualités professionnelles et savoir-être attendus

    • Bonne connaissance du milieu de l’enfance et des collectivités territoriales, maîtrise de l’outil informatique (bureautique Office et Arpège – Concerto).
    • Qualités professionnelles : bonnes capacités rédactionnelles, rigueur, fiabilité, sens de l’organisation, sens du service public, polyvalence.
    • Qualités personnelles : bon relationnel, discrétion, esprit d’équipe, disponibilité.

    Contraintes spécifiques du poste

    • Le poste a un régime de travail de 39h hebdomadaires. Les congés sont à prendre prioritairement pendant les vacances scolaires, en lien avec les agents du pôle administratif