Citoyenneté : AGENT ACCUEIL DE L’HÔTEL DE VILLE ETAT CIVIL / AFFAIRES GENERALES

Prise de poste : Dès que possible

Grade : Adjoint Administratif

Définition :

Sous l’autorité du Responsable de service, l’agent d’accueil de l’Hôtel de Ville, état civil et affaires générales, garantit l’expertise juridique et procédurale dans le traitement des demandes de dossiers dont le service Citoyenneté à la charge. Il assure la mise en œuvre des directives données par son responsable et son adjointe en matière d’accueil des usagers, de prise en charge de l’état civil et de la gestion des dossiers aux affaires générales, il respecte la législation et les procédures mis en place par le service. Dans le cadre de la certification Qualivilles&Co, il doit aussi traiter dans des conditions de délais et de qualités optimales les demandes des usagers. Il participe aux missions dédiées aux agents du service Citoyenneté, à la journée continue comme à la nocturne hebdomadaire, à la permanence des samedis et aux cérémonies de mariages et parrainages civils.

Vos missions :

L’agent du service Citoyenneté est chargé de :

ACCUEIL DE L’HÔTEL DE VILLE :

Participation au fonctionnement de l’accueil physique et téléphonique des usagers

Accueil Physique :

• Réception du public et délivrance de renseignements
• Gestion des stocks et de l’affichage réglementaire et évènementiel
• Délivrance des actes et documents dit en démarches rapides
• Prise de rendez-vous en ligne pour les usagers via l’application Synbird
• Gestionnaire de la file d’attente
• Enregistrement des demandes et réclamation dans le logiciel courrier

Accueil téléphonique :

• Utilisation du standard téléphonique
• Transmission des demandes et réclamations aux services concernés
• Enregistrement des demandes et réclamation dans le logiciel courrier
• Tenue du répertoire téléphonique interne et externe

TRAITEMENT DES COURRIERS ET COURRIELS :

• Enregistrement des courriers et courriels dans le logiciel métiers
• Suivi des demandes
• Suivi des parapheurs pour envoi
• Utilisation de la machine à affranchir et de la machine “mise sous plis”  

SERVICE SUPPORT :

• Renseignement téléphonique et prise de rendez-vous
• Enregistrement des demandes et réclamation dans le logiciel courrier

Prise en charge des administrés via la file d’attente

ETAT CIVIL :

• Réception et rédaction des déclarations de reconnaissance, de naissance, de mariage et de décès, de changement de nom et de prénom
• Participation à la gestion administrative du domaine funéraire (inhumations, exhumations, mise à jour des concessions…en lien avec le gestionnaire du cimetière)
• Suivie et délivrance des livrets de famille
• Traitements des demandes d’actes d’état civil, des avis de mentions
• Rectification des actes de l’état civil
• Traitement des demandes des actes via COMEDEC

AFFAIRES GENERALES :

• Traitement des attestations d’accueil
• Recensement des jeunes citoyens et de la population et des frontaliers
• Certifications administratives

CNI/PASSEPORTS :

• Enregistrement et délivrance des demandes de titres sécurisés et de voyages
• Traitement des recueils
• Suivi des dossiers avec le CERT

ELECTIONS :

• Gestion de la liste électorale – inscriptions et radiations
• Participation à l’organisation des scrutins
• Mise en place de la commission de contrôle des listes électorales

Connaissances et savoir-faire :

• Maîtrise l’ensemble des connaissances techniques et juridiques, notamment pour le domaine d’expertise et de polyvalence
• Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
• Accueil et renseignement du public
• Forte capacité notamment en termes d’organisation générale, de gestion, d’initiatives, à maîtriser, tous les paramètres relatifs au domaine d’expertise et de polyvalence
• Maîtrise la conception et l’adaptation des tableaux de bord du secteur d’activité spécifique confié et la réactualisation de façon permanente des données
• Maîtrise les logiciels de gestion des activités dont il a la charge

Savoir-être :

• Rigueur professionnelle, sens du service public et des responsabilités
• Sens de l’organisation et rapidité d’exécution des tâches demandées
• Grande disponibilité vis à vis du public avec risques de conflits ; capacité à gérer les situations de stress
• Capacité à fédérer un esprit de groupe 
• Aisance rédactionnelle (courriers et notes) et relationnelle (capacité d’écoute, devoir de confidentialité / Discrétion)
• Respect des contraintes horaires liées au fonctionnement quotidien du service, aux permanences du samedi matin, au déroulement des mariages, à l’organisation d’opérations ponctuelles plus lourdes (élections, recensement, etc.)

Spécificités du poste :

Horaires de la Mairie :
Lundi : 13h30 à 17h00
Mardi : 8h30 à 17h00 (sans interruption)
Mercredi : 8h30 à 12h00 et 13h30 à 17h00
Jeudi : 13h30 à 18h30
Vendredi : 8h30 à 12h00 et 13h30 à 17h00
Samedi* : 8h30 à 12h00
* L’agent doit effectuer a minima une permanence par mois