Thonon-les-Bains

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

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Offre : ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

Poste à pourvoir : Dès que possible

Service : Bâtiment Construction et Patrimoine

Grade : Adjoint administratif territorial

Votre mission :

Vous serez placé(e) sous la responsabilité directe de la Responsable du Pôle administratif et financier du service, et sous la responsabilité du Directeur des bâtiments – patrimoine – construction, vous aurez en charge l’assistance du service.

L'accueil :

  • Accueil téléphonique et du public les Lundi, Mercredi et Jeudi 7h30 à 12h et de 13h30 à 17h, les Mardi et Vendredi de 7h30 à 11h30 et de 13h30 à 17h00
  • Remise des clés des bâtiments communaux aux entreprises (uniquement en l’absence du collègue concerné)

Le secrétariat et l’assistance du service :

  • Rédaction, saisie des courriers, mise en forme de documents techniques, délibérations et comptes-rendus, préparation des décisions du Maire et attestations de TVA réduite ;
  • Gestion administrative du personnel : tableau mensuel des astreintes et des heures de ménage ;
  • Suivi des véhicules de service : Référente pour le garage municipal, organisation des contrôles, suivi de la consommation de carburant ;
  • Suivi des bordereaux de suivi des déchets via la plateforme Trackdéchets ;
  • Référente Archives : Organisation et gestion de l'archivage propre au service Bâtiments ;
  • Gestion des fournitures de bureau et d'entretien ;
  • Gestion des badges de parking ;
  • Référente du Comité des Œuvres Sociales (COS).

La comptabilité :

  • Dispatching journalier des factures arrivant dans le service ;
  • Vérification du pré-bordereau avant mandatement ;
  • Gestion financière des contrats/marchés du Pôle Maintenance en lien avec le Chargé de Maintenance et des marchés à bons de commande (concernant le marché de prestations d’électricité uniquement en l’absence de l’Assistante Financière) ;
  • Saisie de bons de commandes, d'engagements et traitement des factures sur le logiciel SEDIT afin de dégager du temps aux Chargés d’opérations, Responsables de secteur et au Responsable de la régie (hors Pôle Energie).

Votre profil :

Connaissances et savoir-faire:

  • Aptitudes rédactionnelles et relationnelles
  • Autonomie, rigueur et sens de l'organisation
  • Connaissance et aisance en comptabilité
  • Maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-Outlook-Powerpoint, SEDIT serait un plus)

Savoir-être:

  • Polyvalence Discrétion
  • Dynamisme et sens du travail en équipe
  • Ponctualité

Comment postuler ? :

Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser via le site de la Ville : www.ville-thonon.fr

Date de parution : 29 mars 2024

Date limite de candidature : 30 avril 2024

Thonon-les-Bains
Thonon-les-Bains Mairie de Thonon-les-Bains
Place de l'Hôtel de Ville
CS 20517
74203 Thonon-les-Bains Cedex
Carte

Thonon-les-Bains Ouvert du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 13h30 à 17h30.
Tel 04 50 70 69 68 Fax 04 50 70 69 54 mairie@ville-thonon.fr
Urgence technique au 04 50 71 49 00 en dehors des horaires d'accueil