AGENT D’ACCUEIL DE L’HÔTEL DE VILLE ET SECRETAIRE DU COMITE DES ŒUVRES SOCIALES (deux mi-temps)

Agent d'accueil de l'hôtel de ville 50% :

Sous l’autorité du Responsable du service Population/Hôtel de ville, l’agent d’accueil mairie est chargé d’accueillir, de renseigner les usagers de l’Hôtel de Ville et les correspondants téléphoniques ; d’identifier et d’accompagner les demandes d’informations et de renseignements ; il oriente vers les services ou les interlocuteurs concernés.

Activités principales:

L’agent d’accueil mairie exerce les missions suivantes :

- Accueillir tous types de public avec une amabilité et une politesse constante ;

- Recevoir, orienter les appels téléphoniques et les usagers en identifiant et qualifiant les demandes, en recherchant le service ou l’interlocuteur compétent dans chaque situation ;

- Renseigner sur le fonctionnement et l’organisation de la collectivité ;

- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations fiables ;

- S’exprimer clairement et reformuler éventuellement les demandes présentées en favorisant leur expression si nécessaire ;

- En certaines circonstances, comprendre l’émotion de l’interlocuteur(trice) en conservant neutralité et objectivité face aux situations ;

- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence ;

- S’adapter aux publics de culture différentes ne parlant pas ou peu français ;

- Visuel sur le planning des salles, transmission des clés des bâtiments ainsi que des badges du parking de Belgarde (impression des plannings, mise au coffre des encaissements…) ;

- Réceptionner et enregistrer les courriers déposés par les usagers ainsi que les plis et colis des entreprises et distribution de ceux-ci aux services concernés ;

- Préparation du courrier départ pour la Poste (recommandés, colis par le logiciel Exeditor Net, envois en nombre par contrat poste…) ;

- Savoir entretenir de bonne relation professionnelle avec les services de la Poste (remboursements, contrats…) ;

- Gestion de l’affranchissement et des tableaux statistiques (relevé des compteurs, transfert des données aux responsables des services Population/Accueil et Finances…) ;

- Tenir à jour les tableaux des appels sortant vers la France et l’étranger ;

- Mise à jour du répertoire téléphonique et de la liste des Conseillers du Salarié ;

- Effectuer les messages du répondeur de la mairie ;

- Mise à jour du tableau des remboursements de la machine à café.

Secrétaire du Comité des Oeuvres Sociales (COS) 50%:

Sous l’autorité du Responsable du service Population/Hôtel de ville, le(a) Secrétaire du COS est chargé(e) d’accueillir et de renseigner les adhérents du comité des œuvres sociales. Il/elle est responsable des dossiers et traite les demandes des agents relatives aux prestations proposées par le COS. Le(a) secrétaire met en place les directives et projets demandées par les membres du bureau. Le COS représente environ 450 adhérents actifs et 130 adhérents retraités.

Activités principales:

Le(a) secrétaire du COS est chargé(e) d’effectuer et selon les décisions prises par le bureau et validées par son Président, d’organiser les projets à mettre en place, de trouver des prestataires, de diffuser à l’ensemble des adhérents les informations, de gérer les inscriptions, de recevoir les encaissements dû, d’enregistrer les pièces comptables.

Les prestations sont pour exemple :

• Sorties ou voyages ;
• Fête de fin d’année du personnel municipal :

Spectacle pour les enfants : cinéma pour les grands et spectacle pour les plus petits. Réservation des salles, sélection des films et des prestataires. Mise en place des cadeaux pour les enfants, gouté organisé et animation Père Noël. Informations à diffuser, enregistrement des coupons réponses, suivi des inscriptions.

Soirée du personnel : préparation et envoi des courriers adressés à tous les agents municipaux, et retraités de la collectivité suivi des coupons réponses pour les inscriptions au repas, élaboration et impression des programmes, réservation de la salle, de l’orchestre, du traiteur. Installation de la salle et décoration de celle-ci en collaboration avec les membres du COS.

• Chèques de Fin d’Année : destiné aux adhérents, enfants et retraité adhérents. Préparation, impression et diffusion des bons à chaque adhérent.

• Chèques-vacances : Diffusion des informations, inscriptions, enregistrement des dossiers, contacts avec les banques pour mise en place des prélèvements, encaissement des paiements, réception et distribution des chéquiers.

• Le Groupement d’Achats : Diffusion des principaux catalogues, gestion et réception des commandes groupées. Vente des cartes GIA.

• Actions récurrentes à chaque prestation :

Etre présent aux différentes réunions mensuelles, aux assemblées générales. Préparation des rapports, envoi des convocations à chaque adhérent.

Assure les courriers pour l’attribution des diverses primes et prestations (naissances, mariages, médailles du travail, départs à la retraite).

Recherche de tarifs préférentiels auprès des commerçants de la ville.

Assure l’impression et la vente des cartes d’adhésion au COS, mais également la vente des cartes d’entrée à la piscine municipale, carte cinéma, festival de Montjoux.

• Tenue de la comptabilité de toutes les activités relatives à la vente, sous la direction et le contrôle du trésorier du COS et en étroite collaboration avec le cabinet comptable externe. Affilié à un logiciel de comptabilité EBP, le(a) secrétaire à la charge de saisir et d’enregistrement les écritures comptable (les factures et les paiements, les achats et les ventes).

Connaissances et savoir-faire: accueil

- S’exprimer correctement oralement et par écrit

- Maîtrise des techniques de communication téléphoniques et des outils de communication

- Réaction calme aux situations d’agressivité, gestion du stress

- Pratique des techniques de secrétariat ; règles de base en orthographe et grammaire

- Maîtrise des techniques d’écoute active, de médiation et négociation

- Développement des techniques de recherche d’informations

- Notions de langues étrangères

- Anticiper les demandes d'information nécessaires à l'usager

- Connaissance de l'environnement territorial

- Connaissances en informatique : Pack Office, navigation Internet/Intranet

- Organigramme de la collectivité

Savoir-être:

• Devoir de confidentialité
• Garant de l'image du service public et de celle de la collectivité
• Réactivité
• Bonnes capacités relationnelles, pédagogie
• Sens du contact et de l'écoute
• Maîtrise de soi
• Grande disponibilité à l’égard du public
• Sens de l’organisation / rigueur
• Conscience professionnelle et motivation
• Sens du travail en équipe

Connaissances et savoir-faire: secrétaire

- Maîtrise de l’outil informatique, World, Excel

- Pratique des techniques de secrétariat ; règles de base en orthographe et grammaire

- Notion de comptabilité

- Notion en gestion des commandes groupées, factures

Savoir-être:

- Rigueur professionnelle

- Organisé et bon gestionnaire (manipulation d’espèces et de chèques)

- Capacités d’adaptation

- Discrétion

- Excellent contact avec le public, sens de l’écoute et du dialogue

- Capacité à travailler en autonomie

Seul les candidatures complètes (CV et Lettre de motivationsont à adresser via le site de la ville) serons étudiés: www.ville-thonon.fr