Agent d'accueil et d'administration polyvalent - Maison des associations

Sous l’autorité du Directeur des Sports et de la Vie associative, la Commune de Thonon les Bains recrute un agent d’accueil et d’administration polyvalent à temps complet par voie contractuelle ou statutaire. Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C).

La Maison des Associations est un espace dédié à l’accompagnement des associations locales.
À ce titre, elle propose un panel de services en lien avec le développement de la vie associative locale et des salles adaptées à leurs divers besoins.

L’agent d’accueil et d’administration polyvalent est chargé d’assurer l’accueil le bon fonctionnement administratif de la Maison des Associations en étroite collaboration avec l’agent d’accueil.
Il est l’interlocuteur privilégié des associations et des intervenants en termes d’accompagnement dans leurs démarches en lien avec les missions de la Maison des Associations.

En lien avec l’agent(e) d’accueil, il veille au suivi de la mise en place de la Maison des Associations et à son bon fonctionnement.

VOS MISSIONS :

Organisation de l'accueil :
* Accueil physique et téléphonique et traitement du courrier

* Maintien d’un niveau d’information actualisé et adapté (recherche de l’information, collecte des informations auprès des intervenants et des associations, veille documentaire).

* Réalisation du premier accompagnement dans l’élaboration de dossiers (demande de subventions, mise à disposition d’une salle, établissement du siège social de l’association…)

Participer au suivi de la mise en place de la Maison des associations :

* Mettre en place et mettre à jour les différentes données associatives (base de données ; locaux utilisés…)

* Effectuer le recensement des associations souhaitant intégrer la Maison des associations

* Alimenter l’annuaire alphabétique et thématique des associations

Garantie du fonctionnement administratif et financier et suivi de la Maison des Associations :
* Gestion de tableaux de bord, diffusion d'informations relatives à la vie de la Maison des associations, ...
* Gestion commandes de fournitures de bureau, bons de commandes et gestion du stock de matériel

* Organisation de la planification de l’utilisation des salles en semaine et week-end en lien avec la programmation des formations et des spectacles prévus

* Élaboration de protocoles (nettoyage, utilisation des salles…)

* Gestion du conventionnement relatif à la mise à disposition des salles de l’équipement.

* Encaissement et gestion des locations de salles/bureaux partagés/équipements sportifs, des adhésions des associations à la Maison des associations, des inscriptions des enfants à l’École Municipale des Sports, des cartes photocopies et impressions à destination des associations

* Facturation des locations de salles/bureaux partagés/équipements sportifs

* Tenue de la comptabilité de la régie et en rendre compte auprès de votre hiérarchie et du comptable public

Volet organisationnel :
* Participer à l’organisation d’évènements pilotés par le Service des Sports et de la Vie associative ou par la Maison des associations ;
* Participation au Secrétariat mutualisé avec le service des Sports et de la Vie associative (missions régulières de secrétariat, gestion de tableaux de bord, prise en charge de demandes de réservation de salles municipales et d’équipements sportifs) ;

Profils recherchés

- Bac + 2 (BTS/DUT)
- Permis B

Savoir :
* Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) ;

* Intérêt pour le secteur sportif et associatif ;

* Accueil, information et orientation du public, des intervenants et des associations ;

* Gestion des mails, des agendas partagés, prise de rendez-vous ;

* Connaissance du fonctionnement des régies ;

* Expérience sur un poste similaire exigée ;

* Connaissance des procédures relatives à la tenue d’une régie de recettes et maîtrise des règles administratives ;

Savoir-faire :
* être autonome quant à l’utilisation des moyens de bureautique à mettre en œuvre, à la prise d'initiatives et dans la gestion quotidienne des différentes informations récoltées et des appels téléphoniques, mails, demandes directes des collègues du service et autres services municipaux.
* Maitriser l'informatique pour la rédaction des documents administratifs nécessaires au fonctionnement de l’installation (planning, procédures, consignes, ...)

* Vos qualités rédactionnelles vous permettront d’établir différents courriers, notes, rapports à destination des collègues, supérieurs hiérarchiques ou partenaires.

* Votre polyvalence est un plus vous permettant d’assurer toute mission, activité, ou tâche rendue ponctuellement nécessaire.

* Connaissance des procédures relatives à la tenue d’une régie de recettes et maîtrise des règles administratives.

Savoir-être :

* Rigoureux(se), autonome, diplomate, vous avez déjà une bonne expérience dans l’accueil.

* Conscience professionnelle et sens du service public

* Bonnes capacités relationnelles et réactivité

Principales relations hiérarchiques : Directeur du service des sports et de la vie associative

Principales relations fonctionnelles : unité éducation sportive, unité administrative des sports et de la vie associative, unité événementielle, services techniques de la ville ;

• Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Prime de fin d'année + Complément Indemnitaire Annuel + Participation financière à la santé et à la prévoyance + COS + Action sociale + Possibilité de stationnement
• Régime de travail hebdomadaire de 39 heures avec 28 jours de congés et 20 jours de RTT pour un temps complet
• Poste ouvert aux statutaires, aux contractuels et aux personnes disposant d’une reconnaissance « travailleur handicapé »

Les candidatures (lettre de motivation et CV détaillé) sont à adresser via le site de laville www.ville-thonon.fr au plus tard 15 juin 2023