Thonon-les-Bains

ASSISTANT DU DIRECTEUR GENERAL DES SERVICES H/F

Offre : ASSISTANT DU DIRECTEUR GENERAL DES SERVICES H/F

Poste à pourvoir : Courant Juin 2022

Service : Direction Générale

Grade : Cadre d'emplois des Adjoints administratifs et des Rédacteurs

Votre mission :

Sous l’autorité du Directeur Général, l’Assistant(e) de direction est chargé(e) d’apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers, ainsi que de la préparation et le suivi du Conseil Municipal.

L’Assistante de direction est chargée de :

Assurer les fonctions de secrétariat du Directeur Général :

  • Mise en forme de courriers, notes, présentations, ... (logiciels utilisés : WORD, EXCEL, POWERPOINT),
  • Traitement du courrier : arrivée, distribution, suivi interne, avec logiciel de suivi
  • Classement des dossiers, archivage,
  • Gestion de l’agenda, prises de rendez-vous (gestion partagée du calendrier, des tâches et de la messagerie sur OUTLOOK),
  • Filtrage téléphonique et accueil.

Assurer les fonctions d’assistant(e) du Directeur Général :

  • Planification l’ensemble des réunions en concertation avec le directeur général et en assurer la logistique (réservation de salles, accueil, visioconférence…),
  • Suivi du courrier important concernant les services de la direction,
  • Veille documentaire,
  • Rédaction de courriers courants,
  • Prise en charge du traitement complet de dossiers ponctuels,
  • Suivi des activités et des projets de la direction,
  • Elaboration de tableaux de bord, utilisation des outils de gestion de l’activité de la direction,
  • Suivi de l’exécution du budget courant dédié au service,

Assurer le suivi du Conseil Municipal et de la Municipalité

  • Mise en forme dossier Municipalité et compte rendu
  • Préparation et transmission du dossier de l’ordre du jour du Conseil Municipal et réalisation du compte-rendu, dématérialisation des délibérations et transmission au contrôle de légalité, diffusion interne

Participer occasionnellement à des travaux du secrétariat polyvalent, du secrétariat du Maire et du secrétariat des deux directeurs généraux adjoints afin d’assurer les remplacements éventuels et l’organisation des congés

Votre profil :

  • BTS Assistant de Direction minimum
  • Expérience dans une fonction de secrétariat correspondant à un poste à responsabilité ou de secrétariat de direction,
  • Très bonne connaissance des techniques de secrétariat,
  • Parfaite maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint et Outlook),
  • Autonomie dans la rédaction de courriers et parfaite maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe,
  • Bon relationnel et sens du travail en équipe,
  • Qualités de méthode, capacités d'organisation, d'efficacité et d'autonomie,
  • Confidentialité et discrétion et sens de la réserve
  • Grande disponibilité
  • Rigueur et assiduité
  • Réactivité et dynamisme
  • Capacité organisationnelle

Conditions de recrutement :

Emploi permanent à temps complet sur la base de 39 heures hebdomadaires avec 28 jours de congés et 20 jours de RTT

Rémunération statutaire + NBI +13ème mois indiciaire + complément indemnitaire annuel + participation au financement de la complémentaire santé et de la prévoyance + COS + Possibilité de stationnement

Poste ouvert aux agents contractuels et aux titulaires d'une reconnaissance de travailleurs handicapés

Comment postuler ? :

Adresser lettre de motivation + CV uniquement en ligne sur le site de la Ville de Thonon-les-Bains avant le 26 mai 2022.

Les candidatures incomplètes ne seront pas étudiées

Date de parution : 26 avril 2022

Date limite de candidature : 26 mai 2022

Thonon-les-Bains
Thonon-les-Bains Mairie de Thonon-les-Bains
Place de l'Hôtel de Ville
CS 20517
74203 Thonon-les-Bains Cedex
Carte

Thonon-les-Bains Ouvert du lundi au vendredi de 8h à 12h et de 13h30 à 17h30.
Permanence de l'état-civil le samedi de 9h à 12h.
Tel 04 50 70 69 68 Fax 04 50 70 69 54 mairie@ville-thonon.fr
Urgence technique au 04 50 71 49 00 en dehors des horaires d'accueil